Workflow · Handwerk · Beispiel Malerbetrieb

Aus einer Anfrage wird ein prüfbarer Angebotsentwurf.

KI kann Angaben aus E-Mails und Unterlagen ordnen, fehlende Informationen markieren und Leistungen vorbereiten. Ihr Team prüft Mengen, Preise und Umfang.

Illustratives Beispiel – kein dokumentierter Kundenfall.

Den Ablauf ansehen

Die eigentliche Arbeit beginnt vor der Kalkulation.

Fotos liegen im Anhang, Wünsche in der Nachricht und Maße in einer Notiz. Bevor ein Angebot entstehen kann, müssen diese Angaben zusammenpassen. Genau diese Vorbereitung grenzen wir gemeinsam ab.

Eingang → Vorbereitung → Prüfung → Freigabe

So entsteht ein prüfbares Ergebnis.

  1. 01Ihr Team

    Anfrage aufnehmen

    Eine E-Mail, Fotos und dokumentierte Maße kommen zusammen. Nur für die Aufgabe freigegebene Unterlagen werden verarbeitet.

  2. 02KI

    Angaben ordnen

    Die KI strukturiert Räume, gewünschte Arbeiten und vorhandene Mengen. Fehlende Angaben bleiben als offene Punkte erkennbar.

  3. 03Ihr Team

    Rückfragen klären

    Für das Treppenhaus fehlt das Aufmaß. Die KI entwirft eine Rückfrage. Ihr Team entscheidet, ob eine Nachricht oder ein Vor-Ort-Termin nötig ist.

  4. 04KI

    Leistungen vorbereiten

    Die freigegebenen Angaben werden in die Angebotsvorlage übernommen. Preise werden nur aus einer geeigneten, aktuellen Kalkulationsgrundlage übernommen und geprüft.

  5. 05Ihr Team

    Fachlich prüfen

    Die zuständige Person kontrolliert Mengen, Leistungen, Konditionen und Preis. Änderungen fließen in den Entwurf zurück.

  6. 06Ihr Team

    Freigeben

    Der geprüfte Entwurf geht in Ihren bestehenden Angebotsablauf über. Ein Versand erfolgt erst nach ausdrücklicher Freigabe.

Welches Firmenwissen der Ablauf braucht.

  • Anfrage, freigegebene Anhänge, Leistungsbausteine und Angebotsvorlage.

  • Postfach, Dokumentenablage und Angebotssoftware. Ob und wie eine Verbindung möglich ist, prüfen wir anhand Ihrer Systeme.

  • Fehlende Mengen bleiben offen. Eine benannte Person prüft fachlich und gibt das Ergebnis frei.

Zuständige Person

Freigeben

Wir legen fest, wer diese Informationen pflegt und wer sie verwenden darf. Zugriffsrechte werden in den verbundenen Systemen eingerichtet.

Wenn Angaben fehlen oder nicht zusammenpassen.

Für das Treppenhaus fehlt das Aufmaß.

Für das Treppenhaus fehlt das Aufmaß. Die KI entwirft eine Rückfrage. Ihr Team entscheidet, ob eine Nachricht oder ein Vor-Ort-Termin nötig ist.

Vorhandene Werkzeuge zuerst.

Das Beispiel erklärt einen möglichen Ablauf. Datenzugang, Schnittstellen und benötigte Funktionen prüfen wir für Ihre vorhandenen Werkzeuge vor dem Angebot.

Das Beispiel ist keine zugesagte Integration. Datenzugang, benötigte Funktionen und Aufwand werden vor dem Angebot geprüft.

Woran wir die Verbesserung erkennen.

Gemeinsam vergleichen wir die Zeit bis zum prüfbaren Entwurf, fehlende Pflichtangaben und notwendige Korrekturen. Dafür braucht es Beispiele aus Ihrem Betrieb und einen nachvollziehbaren Ausgangswert.

Fragen zum Ablauf

Kann die KI fehlende Maße aus einem Foto schätzen?
In diesem Ablauf werden keine Maße geschätzt. Fehlende Angaben werden zur Klärung markiert.
Müssen wir dafür einen eigenen Server betreiben?
Das hängt von Ihren Anforderungen ab. Wir prüfen vorhandene Software, eine ergänzende Anwendung und bei Bedarf eine selbst gehostete Lösung. Laufende Kosten, Pflege und Verantwortlichkeiten gehören zum Vergleich.

Welche Vorarbeit soll Ihr Team künftig weniger beschäftigen?

Wir finden gemeinsam den passenden Einstieg. Nach dem Erstgespräch grenzen wir den Umfang ab und erstellen Ihr individuelles Angebot.

Erstgespräch vereinbarenWeitere Branchenbeispiele

Großhandel · Illustratives Beispiel

Von der Artikelliste zum prüfbaren Angebotsentwurf

Fiktiv: Ein Gewerbekunde fragt mehrere Befestigungsartikel an. Bei einer Position fehlt die Artikelnummer; eine weitere Position nennt Kartons ohne Stückzahl.

  1. 01Software

    Anfrage erfassen

    Nachricht, Anhänge und Kundenreferenz werden einem Entwurf zugeordnet.

  2. 02KI

    Positionen abgleichen

    Artikelbezeichnungen und Mengen werden strukturiert. Unsichere Zuordnungen und fehlende Einheiten werden markiert.

  3. 03Ihr Team

    Rückfrage klären

    Der Innendienst bestätigt Artikel und Verpackungseinheiten oder fragt beim Kunden nach.

  4. 04KI

    Entwurf erstellen

    Nur bestätigte Positionen werden mit der gültigen Konditionsquelle und Vorlage zusammengestellt.

  5. 05Ihr Team

    Angebot freigeben

    Der Innendienst prüft Produkt, Menge, Preisgültigkeit, Lieferaussage und Empfänger. Versand erfolgt erst nach Freigabe.

Eingang und benötigte Informationen

  • Kundenmail und freigegebene Artikelliste
  • Artikelstamm mit Einheiten und Verpackungsmengen
  • Aktuelle kundenspezifische Preisliste und Gültigkeit
  • Angebotsvorlage und Freigaberegeln

Vorhandene Systeme

  • E-Mail-Eingang
  • Warenwirtschaft/ERP
  • Dokumentenablage

Prüfung durch Ihr Team

Vertriebsinnendienst; Preisabweichungen nach betrieblicher Freigabegrenze an Vertriebsleitung.

Wenn Angaben fehlen

Mehrere Artikel passen: keine automatische Produktauswahl. Die Rückfrage nennt die fragliche Position; der Entwurf bleibt gesperrt für verbindliche Zusagen.

Ergebnis

Angebotsentwurf mit bestätigten Positionen, Quellenbezug und sichtbaren offenen Angaben.

Grenzen

  • Kein verbindlicher Liefertermin aus einem alten Lagerexport.
  • Keine automatische Rabatt-, Bonitäts- oder Exportfreigabe.
  • Schreibzugriff und Versand sind zusätzliche, separat zu testende Schritte.
Weitere Einsatzbereiche: Großhandel →