Werkzeuge passend einrichten
Wir prüfen Ihre vorhandenen Werkzeuge und richten die Funktionen für die vereinbarte Aufgabe ein.
Aus einer Nachricht wird ein Vorgang mit klarem nächsten Schritt.
Welches Objekt ist gemeint? Gibt es bereits einen Vorgang? Wer ist zuständig? Bevor eine Antwort entsteht, müssen Nachricht und freigegebene Objektinformationen zusammenpassen.
Illustratives Beispiel
Entwurf zur Prüfung:Bitte nennen Sie die Adresse und den betroffenen Aufgang.
Objekt unklar
Adresse und Aufgang fehlen.
Ihr Team prüft
Kein automatischer Versand.
Das richten wir für Sie ein.
Firmenwissen und Vorlagen einbinden
Freigegebene Informationen, Antwortregeln und Vorlagen bilden die Grundlage für die Vorbereitung.
Übergaben erproben
Wir prüfen benötigte Verbindungen und testen Entwürfe, Rückfragen und Freigaben gemeinsam mit Ihrem Team.
So kann das Ergebnis aussehen.
Vom Eingang zum geprüften Ergebnis.
01 / Eingang
Postfach
> mieternachricht → eingang
Outlook
Dokumente
> objektunterlagen + verträge
SharePoint · Dateiablage
02 / Strukturieren
Entwurf
> anliegen, objekt, dringlichkeit → antwortvorlage
fehlende angaben bleiben sichtbar
Team prüft · Freigabe
03 / Ergebnis
Antwort
> versand erst nach freigabe
Rückfrage
> bei unklarem objekt
04 / Betriebswissen
ergebnis + entscheidung → wissen/entscheidungen.md
für die nächste aufgabe
Illustratives Beispiel
Mieteranfragen klären
Anliegen verstehen und Rückfragen vorbereiten
Beispiel Schritt für Schritt ansehen
Voraussetzungen, Ausnahmen und Quellen
Benötigtes Firmenwissen
- Objekt- und Kontaktzuordnung
- Zuständigkeiten und Notfallwege
- Antwortvorlagen und gültige Vorgangsinformationen
Wir legen fest, wer diese Informationen pflegt und wer sie verwenden darf.
Mehrere Objekte passen
Die Sachbearbeitung klärt die Zuordnung. Bis dahin erfolgt keine objektbezogene Auskunft.
Es besteht möglicherweise Gefahr
Der betriebliche Notfallweg greift. Ein KI-Entwurf darf die unmittelbare Bearbeitung nicht verzögern.
Vorhandene Werkzeuge
Wir prüfen zuerst, was Ihre Verwaltungssoftware bereits leistet. casavi beschreibt beispielsweise KI-Unterstützung und Vorgangsmanagement. Werkshift richtet die passenden Regeln und Informationen ein und ergänzt bei Bedarf fehlende Verbindungen.
Das Beispiel ist keine zugesagte Integration. Datenzugang, benötigte Funktionen und Aufwand werden vor dem Angebot geprüft.
Woran wir die Verbesserung erkennen
Zeit bis zum prüfbaren Entwurf, falsche Objektzuordnungen und nötige Korrekturen. Wir vergleichen ähnliche Anfragen vor und nach der Einrichtung.
Fragen zum Ablauf
Kann die KI eigenständig Handwerker beauftragen?
In diesem Beispiel nicht. Aufträge, Kostenfreigaben und verbindliche Zusagen bleiben bei den zuständigen Personen.
Welche Aufgabe möchten Sie vereinfachen?
Bringen Sie eine wiederkehrende Aufgabe ins Erstgespräch mit. Wir klären den passenden Einstieg; Umfang und Preis folgen im Angebot.