29.09.2026 · Maximilian Zwisler
Copilot oder ChatGPT im Unternehmen? Unterschiede, Kosten und Entscheidung
Stand: 7. Oktober 2026. Preise und Leistungen stammen von den offiziellen Seiten von Microsoft und OpenAI. Microsoft-Preise zzgl. MwSt., OpenAI-Preise in USD vor Steuern; beide ändern sich regelmäßig.
Wer Microsoft 365 nutzt, steht vor einer naheliegenden Frage: Reicht Copilot, der in Word, Outlook und Teams steckt, oder braucht das Team ChatGPT? Die Antwort hängt weniger davon ab, welches Werkzeug „besser“ schreibt, sondern davon, wo Ihre Arbeit liegt und welche Aufgaben KI übernehmen soll. Dieser Beitrag ordnet die Unterschiede, Kosten und typischen Einsatzfälle ein.
Kurz beantwortet
- Copilot Chat ist für viele bereits enthalten: Laut Microsoft ist Microsoft 365 Copilot Chat für berechtigte Microsoft-365-Nutzer ohne zusätzliche Kosten verfügbar, mit Unternehmensdatenschutz.
- Microsoft 365 Copilot kostet extra: Für Business-Kunden laut Microsoft regulär 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt. Bis 31.12.2026 gilt für das erste Vertragsjahr ein Aktionspreis von 15,60 €. Eine Microsoft-365-Lizenz ist Voraussetzung.
- ChatGPT Business: laut OpenAI 20 USD pro Person und Monat bei jährlicher oder 25 USD bei monatlicher Abrechnung, ab zwei Personen.
- Faustregel: Copilot, wenn KI vor allem in Word, Excel, Outlook und Teams mit Ihren Microsoft-Daten arbeiten soll. ChatGPT, wenn Sie werkzeugübergreifend arbeiten, eigene Assistenten für bestimmte Aufgaben einrichten oder nicht vollständig auf Microsoft setzen.
Drei Produkte, die oft verwechselt werden
Microsoft 365 Copilot Chat (ohne Zusatzkosten)
Laut Microsoft Learn ist für Copilot Chat keine Microsoft-365-Copilot-Lizenz erforderlich. Möglich sind unter anderem webbasierter Chat, das Hochladen und Auswerten von Dateien, Bilderstellung, Recherche im Web, Texte erstellen und umschreiben sowie begrenzte Bezüge zu Outlook. Für berechtigte Geschäftskonten gilt Microsofts Unternehmensdatenschutz.
Was fehlt: die umfassende Einbindung Ihrer Organisationsdaten, die tiefe Integration in Word, Excel, PowerPoint und OneNote sowie erweiterte Agenten.
Microsoft 365 Copilot (kostenpflichtig)
Copilot mit Zugriff auf Ihre Arbeitsdaten, integriert in Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams, mit vorgefertigten Microsoft-Agenten, etwa für Recherche und Analyse. Microsoft gibt an, dass Daten verschlüsselt, isoliert und vertraulich bleiben und nicht für KI-Training verwendet werden.
Preise laut Microsoft (Business, zzgl. MwSt.):
- Microsoft 365 Copilot Business: regulär 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung.
- Als Paket mit Business Standard: 20,36 € pro Person und Monat (jährlich).
- Als Paket mit Business Premium: 27,73 € pro Person und Monat (jährlich).
Für Copilot Business nennt Microsoft derzeit einen Aktionspreis von 15,60 € pro Person und Monat. Er gilt laut Microsoft vom 1. Juli bis 31. Dezember 2026, nur im ersten Jahr eines Jahresabonnements und nur für bestehende Microsoft-365-Kunden mit berechtigtem Business-Tarif.
ChatGPT Business
Ein eigener, werkzeugübergreifender Arbeitsbereich mit Admin-Konsole, SSO, gemeinsamen Projekten, Custom GPTs und laut OpenAI Anbindungen an Google Workspace, Microsoft 365, Slack und GitHub. Standardmäßig kein Training mit Geschäftsdaten. Seit dem DevDay 2026 kann ChatGPT in Business-Tarifen auch in Slack und Microsoft Teams erwähnt werden. Details im Leitfaden zu ChatGPT Business.
Wann Copilot die bessere Wahl ist
- Ihr Team arbeitet fast ausschließlich in Microsoft 365, und die wichtigsten Informationen liegen in Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive.
- KI soll direkt in Word, Excel und PowerPoint helfen, etwa beim Zusammenfassen von E-Mail-Verläufen oder beim Entwurf aus vorhandenen Dokumenten.
- Ihre IT verwaltet Berechtigungen bereits sauber in Microsoft 365. Copilot respektiert laut Microsoft bestehende Berechtigungen, Aufbewahrungs- und Compliance-Regeln.
Achtung: Weil Copilot Zugriff auf alles hat, was eine Person sehen darf, werden unsauber vergebene Freigaben sichtbar. Prüfen Sie vor der Einführung, welche Ablagen zu weit geöffnet sind.
Wann ChatGPT die bessere Wahl ist
- Ihr Team arbeitet nicht nur mit Microsoft, sondern auch mit Google Workspace, Slack oder Branchensoftware.
- Sie wollen für bestimmte Aufgaben eigene Assistenten mit festem Firmenwissen einrichten, etwa für Angebotsbriefings oder Antworten auf Kundenanfragen.
- Sie brauchen die Zusammenarbeitsfunktionen aus den Business-Tarifen, etwa gemeinsame Projekte und Pages.
Und wenn beides sinnvoll ist?
Das ist häufig der Fall. Copilot Chat steht vielen Microsoft-365-Kunden ohnehin zur Verfügung und deckt einfache Aufgaben ab. Für ausgewählte Rollen oder Aufgaben kann ergänzend ChatGPT Business oder eine Microsoft-365-Copilot-Lizenz sinnvoll sein. Entscheidend ist, dass Regeln, Firmenwissen und Prüfschritt nicht doppelt und widersprüchlich gepflegt werden.
Kosten im Vergleich
Rechenbeispiel für 10 Personen bei jährlicher Abrechnung, ohne Steuern, Stand 07.10.2026:
- Microsoft 365 Copilot Business (zusätzlich zur vorhandenen Microsoft-365-Lizenz): regulär 10 × 18,20 € × 12 = 2.184 € pro Jahr; im ersten Jahr mit Aktionspreis 10 × 15,60 € × 12 = 1.872 €.
- ChatGPT Business Standard: 10 × 20 USD × 12 = 2.400 USD pro Jahr.
- Copilot Chat: für berechtigte Microsoft-365-Nutzer ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Wie bei jedem KI-Werkzeug liegen die größeren Kosten meist nicht in der Lizenz, sondern in der Auswahl der Aufgaben, der Vorbereitung des Firmenwissens, den Regeln und der Einweisung.
So entscheiden Sie in drei Schritten
- Mit Copilot Chat beginnen: Wenn Ihr Unternehmen Microsoft 365 nutzt, testen Sie zuerst, was ohne Zusatzkosten möglich ist.
- Zwei konkrete Aufgaben definieren: Wo reicht Copilot Chat nicht, zum Beispiel weil Arbeitsdaten oder eigene Assistenten fehlen?
- Gezielt erweitern: Für genau diese Aufgaben eine kleine Zahl von Microsoft-365-Copilot- oder ChatGPT-Business-Lizenzen vier Wochen testen und nach Nacharbeit und Nutzung entscheiden.
Wenn Sie klären möchten, welches Werkzeug zu Ihren Abläufen passt, und es danach für konkrete Aufgaben einrichten wollen, sprechen wir darüber im Erstgespräch. Einen Vergleich von ChatGPT und Claude finden Sie im Beitrag ChatGPT oder Claude im Unternehmen?.
Häufige Fragen
Ist Microsoft Copilot für Unternehmen kostenlos? Microsoft 365 Copilot Chat ist laut Microsoft für berechtigte Microsoft-365-Nutzer ohne zusätzliche Kosten verfügbar. Microsoft 365 Copilot mit Zugriff auf Arbeitsdaten und Integration in Word, Excel, Outlook und Teams kostet für Business-Kunden regulär 18,20 € pro Person und Monat bei jährlicher Abrechnung, zzgl. MwSt.; bis 31.12.2026 gilt für das erste Vertragsjahr ein Aktionspreis von 15,60 €.
Brauche ich für Microsoft 365 Copilot eine Microsoft-365-Lizenz? Ja. Microsoft 365 Copilot wird zusätzlich zu einer Microsoft-365-Lizenz gebucht oder als Paket mit Business Standard oder Business Premium.
Kann ChatGPT auf Daten in Microsoft 365 zugreifen? OpenAI nennt für ChatGPT Business Anbindungen an Microsoft 365. Welche Ablagen angebunden werden und wer sie sehen darf, sollten Sie vor der Aktivierung festlegen.